Обов'язки платників податків (платників зборів)

1. Платники податків зобов'язані:

8) протягом чотирьох років забезпечувати збереження даних бухгалтерського обліку та інших документів, необхідних для обчислення та сплати податків, а також документів, що підтверджують отримані доходи (для організацій – також і зроблені витрати) та сплачені (утримані) податки;

. Виїзна податкова перевірка

За наявності у достатніх підстав, які здійснюють перевірку посадових осіб, вважати, що документи, які свідчать про скоєння правопорушень, можуть бути знищені, приховані, змінені або замінені, провадиться вилучення цих документів у порядку, передбаченому статтею 94 цього Кодексу, за актом, складеним цими посадовими особами. В акті про вилучення документів має бути обґрунтовано необхідність виїмки та наведено перелік документів, що вилучаються. Платник податків має право при виїмці документів робити зауваження, які мають бути на його вимогу внесені в акт. Вилучені документи мають бути пронумеровані, прошнуровані та скріплені печаткою чи підписом платника податків (податкового агента, платника збору). У разі відмови платника податків (податкового агента, платника збору) скріпити печаткою або підписом документи, що вилучаються, про це робиться спеціальна позначка. Копія акта про вилучення документів передається платнику податків (податковому агенту, платнику збору).

. Вилучення документів та предметів

1. Вилучення документів та предметів провадиться на підставі мотивованої постанови посадової особи податкового органу, яка здійснює виїзну податкову перевірку.

Зазначена ухвала підлягає затвердженню керівником (його заступником) податкового органу, який виніс рішення про проведення податкової перевірки.

2. Не допускається виробництво виїмки документів та предметів у нічний час.

3. Виїмка документів та предметів провадиться у присутності понятих та осіб, у яких провадиться виїмка документів та предметів. У необхідних випадках для участі у виробництві виїмки запрошується спеціаліст.

До початку виїмки посадова особа податкового органу пред'являє постанову про виробництво виїмки та роз'яснює присутнім особам їхні права та обов'язки.

4. Посадова особа податкового органу пропонує особі, у якої провадиться виїмка документів та предметів, добровільно видати їх, а у разі відмови провадить виїмку примусово.

При відмові особи, у якої провадиться виїмка, розкрити приміщення або інші місця, де можуть знаходитися документи та предмети, що підлягають виїмці, посадова особа податкового органу має право зробити це самостійно, уникаючи заподіяння не викликаних необхідністю пошкоджень запорів, дверей та інших предметів.

5. Не підлягають вилученню документи та предмети, які не мають відношення до предмета податкової перевірки.

6. Про провадження виїмки, вилучення документів та предметів складається протокол з дотриманням вимог, передбачених статтею 99 цього Кодексу та цією статтею.

7. Вилучені документи та предмети перераховуються та описуються в протоколі виїмки або в описах, що додаються до нього, з точним зазначенням найменування, кількості та індивідуальних ознак предметів, а по можливості - вартості предметів.

8. У випадках, якщо для проведення заходів податкового контролю недостатньо копій документів особи, що перевіряється, і у податкових органів є достатні підстави вважати, що оригінали документів можуть бути знищені, приховані, виправлені або замінені, посадова особа податкового органу має право вилучити оригінали документів у порядку, передбаченому цією статтею.

У разі вилучення таких документів з них виготовляють копії, які засвідчуються посадовою особою податкового органу та передаються особі, у якої вони вилучаються. У разі неможливості виготовити або передати виготовлені копії одночасно з вилученням документів податковий орган передає їх особі, у якої були вилучені документи, протягом п'яти днів після вилучення.

9. Усі документи, що вилучаються, та предмети пред'являються зрозумілим та іншим особам, які беруть участь у виробництві виїмки, і в разі необхідності упаковуються на місці виїмки.

Вилучені документи мають бути пронумеровані, прошнуровані та скріплені печаткою чи підписом платника податків (податкового агента, платника збору). У разі відмови платника податків (податкового агента, платника збору) скріпити печаткою або підписом документи, що вилучаються, про це в протоколі про вилучення робиться спеціальна позначка.

10. Копія протоколу про вилучення документів та предметів вручається під розписку або надсилається особі, у якої ці документи та предмети було вилучено.

Регулюється законом «Про бухгалтерський облік» № 402 та Податковим кодексом РФ. Кожен бухгалтер та підприємець повинні знати, скільки років зберігати бухгалтерські та податкові документи. За порушення зберігання та утилізації загрожує покарання.

Законодавчі акти можуть зазначати різний період зберігання документів. І тут необхідно орієнтуватися на максимальний термін. Кожна організація сама встановлює правила та норми використання. У цьому враховуються закони, регулюючі діяльність підприємства, та її організаційна форма.

Залежно від діяльності підприємства, документи наказують зберігати від 1 року остаточно терміну дії фірми. Фінансові організації, пов'язані з видачею позик та кредитів, залишають документи навіть після закінчення законодавством терміну зберігання. Для кожної організації є загальні правила користування архівними даними, але є відмінності, які необхідно враховувати.

До переліку документації, що підлягає довгостроковому зберіганню, належить:

Прості вимоги висуваються до індивідуальних підприємців. Протягом існування ІП власник повинен зберігати щорічні звіти до податкових органів, свідоцтво про реєстрацію. Бухгалтерські річні звіти та інформація про найманих працівників залишається в архіві 75 років. Інші вимоги бізнесмена не стосуються.

Чим більше фінансовий оборот підприємства, тим суворіше до них ставиться законодавство. Бухгалтерські, податкові документи наказано зберігати 75 років. Фінансовим організаціям продовжено термін зберігання через можливе виникнення конфліктів на тему виплат кредитних зобов'язань. Десятиріччя залишається в архіві документація, що містить інформацію про співробітників, рахунок-фактури, розрахунки з постачальниками та персоналом.

Акціонерні товариства постійно зберігають інформацію про статутний капітал, частку засновників, суми вкладів, прибутковість активів. Бухгалтерська документація, що надається до податкових органів, розрахунки з акціонерами та персоналом, зафіксовані великі грошові надходження залишаються на строк від 75 років. Інші документи зберігаються відповідно до законодавства: до 10 або більше років.

Бухгалтерські папери

Податковий кодекс встановлює п'ятирічний термін зберігання бухгалтерії. Відлік починається з наступного року після закінчення терміну дії самого документа. За організацію та архівацію документації відповідає керівник підприємства. 402-ФЗ та наказ Мінкультури № 558 затверджують можливість продовження збереження архівних документів.

До бухгалтерських паперів підприємства відносять:

Річна звітність відноситься до основних документів компанії, тому має зберігатися постійно. До архіву компанії передаються папери, термін зберігання яких перевищує 10 років. Якщо тривалість безпеки менше, їх залишають у підрозділі. Після закінчення терміну давності – знищують. Тим часом, створювати спеціальний архів під документацію організація не зобов'язана.

Якщо компанія велика, має безліч структурних підрозділів, формування архіву доцільно. Це має бути окреме приміщення, обладнане згідно з правилами організації класичного сховища даних. Для зручності, виходячи із змісту документації, виділяються типи архівації:

• управлінські папери
• електронні документи
• річні звіти

Дотриманням порядку в архіві мають займатися окремі кадрові одиниці.

Податкові документи

Закон встановлює термін зберігання документів упродовж чотирьох років. У ньому йдеться про бухгалтерські документи, необхідні для обчислення податків.

Теоретично усе зрозуміло, але практично бухгалтерська і податкова документація немає відмінностей. Виникає плутанина щодо поділу видів цих паперів. Щоб уникнути штрафів, організаціям рекомендується зберігати податкові документи п'ять років.

Стаття 283 НК РФ дозволяє переносити розмір збитку на майбутні періоди, якщо він підтверджений. Відповідно до цього документи, які доводять виникнення збитків, повинні зберігатися в організації доти, доки не буде погашено розмір податкових відрахувань.

Податкова документація зберігається 5, 75 років та постійно. Найбільша група має п'ятирічний термін зберігання. До неї відносять:

• декларації
• земельний податок
• реєстр нарахованих, сплачених податків
• акти про погашення податків
• листування з питань оподаткування, штрафів, стягнень

Якщо податкові картки та відомості про доходи фізосіб не містять інформації про особові рахунки, такі документи зберігаються 75 років.

Зберігання документації зобов'язує знати про періоди виїзних перевірок із податкових органів. Зазвичай вони проводяться кожні три роки. При черговій утилізації документів з терміном придатності, що минув, необхідно перевірити чи не призначений черговий контроль.

Документи щодо страхових внесків

Страхові внески також належать до бухгалтерських документів компанії. Раніше порядок зберігання визначав 212-ФЗ. Згідно із законом, документи зі страхових виплат зберігалися шість років. Але у 2017 році його скасували. Наразі порядок зберігання регулюється Податковим кодексом та ФЗ № 250.

У таблиці 1 зазначено обов'язкову до архівування документацію зі страхових внесків.

Таблиця 1. Список документів та термін зберігання.

Найменування	Період (років)
Платіжні доручення щодо внесків
Квартальний розрахунок до Фонду соціального страхування
Річний розрахунок у ФСС	Поки що діє організація
Звітність до ПФР за місяць
Річна звітність до ПФР	Поки що діє організація
Квитанції, описи, що свідчать про відправку звітів	Зберігати разом із звітністю

Кадрові акти

Забезпечення правильного зберігання кадрової документації регулюється ФЗ № 125. Щоб простіше шукати інформацію всередині компанії, кадрові документи формуються у справи. Це відбувається з початком нового календарного року. Таким чином, забезпечується порядок зберігання даних, виключається плутанина.

Термін зберігання документації, яка відноситься до особистих даних співробітника, становить 50 та 75 років. До них відносяться всі папери, які відображають взаємини роботодавця та працівника. Можна класифікувати:

Оригінал та копія трудової книжки зберігається в організації доти, доки колишній працівник не запросить її назад. Максимальний термін зберігання становить 50 років. Згідно з новим законодавством, якщо людина була оформлена у компанії до 2003 року, то книжка може зберігатися до 75 років.

Варто пам'ятати про те, що залишати копії документів працівника в організації можна лише у випадку, якщо він підписав угоду про обробку персональних даних. Інакше зберігання вважається незаконним, а організації виписують штраф.

Архівації персональних даних співробітників, оформлених до 2003 року, піддаються на 50 років. Для тих, хто влаштований пізніше – 75 років.

Правила зберігання описані на відео:

Найменше в організації зберігаються лікарняні листи та графіки відпусток. Листок тимчасової непрацездатності залишається у компанії протягом п'яти років. Графік відпусток протягом року після використання. Штатний розклад відноситься до основних документів компанії та зберігається на постійній основі.

Що робити, якщо минув термін зберігання документів – знищення

Вся документація схильна до знищення, коли встановлений законодавством період зберігання закінчується. Компанія виконує такі кроки перед знищенням:

Необхідно дотримуватись правил утилізації документів організації, оскільки їх порушення тягне за собою адміністративну відповідальність. Так, передача на утилізацію паперів супроводжується накладними приймання та здавання. Вони вказується дата, кількість справ, їх підсумкова вага.

Процедура знищення документів проводиться у організації щорічно чи порядку, встановленому керівником підприємства. Міністерство фінансів РФ визначає утилізацію документів як рекомендацію, а чи не обов'язок фірми.

Слід виключити можливість влучення архівних паперів на утилізацію, термін дії яких ще не вийшов. Акуратна та досконала перевірка допоможе у цьому процесі.

Як правильно зберігати документи

Грамотна організація зберігання документації організації дозволяє уникнути проблем під час перевірки податковими інспекторами. Компанія може організувати власне сховище чи користуватися послугами фірм, які спеціалізуються з архівуванні даних. При створенні архіву в офісі використовують окреме приміщення, документи видаються під наглядом головного бухгалтера за заздалегідь підготовленим реєстром.

Правильна архівація застарілої документації є важливою при сортуванні. Документи, що залишаються у компанії постійно – довше десяти років – підлягають повноцінному оформленню у реєстрі. Воно відбувається так:

• справа підшивається і переплітається
• сторінки нумеруються
• складається лист-завірювач – вказує скільки сторінок підшито до справи
• за вимогою
• оформляється обкладинка справи з фіксацією назви підприємства, номера, заголовка

Крім паперових носіїв важливо правильно зберігати електронну документацію. Термін зберігання даних в електронному вигляді не відрізняється від стандартних.

Особливістю процесу є контролю над технічним станом електронних документів. Перевірка має проводитися кожну п'ятирічку. При виявленні неполадок має бути організовано перенесення даних з несправного носія на новий. Процедура узгоджується із керівником підприємства.

Як підготувати документи для архіву:

Організуються такі умови зберігання:

• дані знаходяться мінімум на двох електронних носіях
• компанія забезпечує технічні можливості з перегляду, копіювання, видалення, перенесення даних
• забезпечення надійної системи безпеки, яка унеможливлює попадання інформації до третіх осіб

Відповідальність за зберігання документації

Керівник підприємства несе повну відповідальність за зберігання документації. Воно має бути організовано за правилами, відповідно до законодавства РФ. Головний бухгалтер також є відповідальною особою за збереження первинних, облікових паперів, бухгалтерської звітності та документів.

125-ФЗ передбачає адміністративну, кримінальну, цивільно-правову відповідальність посадових осіб, які винні у втраті документації (керівник, головний бухгалтер). Тим часом, якщо їхню вину не буде доведено, відповідальність знімається.

Втрата документації може статися внаслідок розкрадання третіми особами, стихійного лиха – пожежа, повінь, землетрус. У першому випадку факт крадіжки має бути зафіксований у поліції. У другому – документальне підтвердження потрібне від експертної комісії з надзвичайних ситуацій.

Штраф за відсутність документів

Ведення бухгалтерського обліку регулюється ФЗ № 402. Згідно із законом, всі організації зобов'язані вести бухгалтерську документацію, зберігати та знищувати. Для компаній або підприємців, які нехтують законодавством, передбачено адміністративну відповідальність та штрафи.

Одне порушення коштуватиме організації 200-50 000 рублів. При податковій перевірці, як правило, таких порушень виявляється понад десяток. Найменший штраф - 200 рублів за кожен документ - виписується компанії, коли вона не надає вчасно звітність до податкової.

Надання спотвореної інформації чи ненадання бухгалтерської звітності тягне у себе накладення штрафу у вигляді 300-500 рублів на посадових і 3000-5000 на юридичних. 10 тис. виписують організації, якщо у неї відсутні:

При систематичному недотриманні вимог накладається штраф у розмірі 30 тис. рублів, а якщо вони призводять до зниження податкової бази – від 40 тис. Спотворення даних про грошові надходження карається штрафом у розмірі 2 000-5 000 для посадової особи та вдесятеро більше для юридичної особи.

Правильна організація зберігання даних бухгалтерських, кадрових, податкових та інших документів компанії забезпечує нормальне функціонування та взаємодію з виконавчими органами влади.

Напишіть своє питання у форму нижче

У процесі фінансово-господарську діяльність в організації чи ІП з'являється безліч документів. Часто постає питання: як довго їх потрібно зберігати? В огляді ми зібрали інформацію щодо деяких найпоширеніших документів бухгалтерського та податкового обліку, а також звітності.

Строки зберігання документів встановлено , та іншими нормативними актами.

Первинні облікові документи

Усі первинні облікові документи слід зберігати не менше п'яти років. Це стосується:

• касових книг;
• банківських документів;
• актів про прийом, здачу, списання майна та матеріалів;
• накладних та авансових звітів;
• листування;
• дорожніх листів та журналів їх обліку;
• документів про отримання зарплати та виплату допомоги;
• інвентаризаційних описів про рухоме майно.

Для п'ятирічного терміну зберігання більшості цих документів передбачено умову – проведення перевірки чи ревізії, інколи ж ще й винятки. Наприклад, 75 років слід зберігати документи про зарплату, якщо відсутні особові рахунки.

Документи щодо основних засобів та інвентаризаційні описи, що не стосуються ТМЦ, доведеться зберігати постійно.

Скільки років зберігати бухгалтерську документацію

Скільки зберігати первинні документи, звіти з податків, рахунок-фактура, база даних з бухобліку? Як зберігати та знищити документи. Росархів. Відповідальність за зберігання документів. ПЕРЕЛІК ТИПОВИХ УПРАВЛІНСЬКИХ ДОКУМЕНТІВ, ЩО ОСВІТАЮТЬСЯ В ДІЯЛЬНОСТІ ОРГАНІЗАЦІЙ, З ВКАЗІВКОЮ ТЕРМІН ЗБЕРІГАННЯ Федеральна архівна служба Росії Правила зберігання документів у бухгалтерії.

Виникає питання, скільки років зберігати бухгалтерські документи.

За одними документами - 5 років.

А з іншого боку так звана "глибина" податкової перевірки – 3 роки.

до меню

У разі втрати документів платник податків зобов'язаний їх відновити за чотири попередні роки

Якщо фірма втратила первинку внаслідок затоплення, то документи вона має відновити. У тому числі і за чотири роки, а не тільки за 2011 рік. Про це нагадали фахівці Мінфіну Росії у листі від 11.08.11 № 03-02-07/1-288.

У якому посилаються положення пункту 5 . У якому сказано, що в ході податкової перевірки інспектори не мають права вимагати у компанії документи, які раніше вже були подані до інспекції (під час камеральної чи виїзної перевірки). Виняток становлять папери, які раніше були представлені у вигляді оригіналів, але були повернуті податківцями, а потім компанія їх втратила внаслідок обставин непереборної сили.

Ще одна підстава для поновлення документів – термін зберігання документів, необхідних для розрахунку податків, становить чотири роки. Про це йдеться у підпункті 8 пункту 1 статті 23 Податкового кодексу РФ.

Як відновити втрачений документ

Формально порядок дій такий:

1. Видайте наказ про призначення комісії з розслідування причин зникнення податкової декларації.
2. Проведіть розслідування зникнення документа. Отримайте від співробітників, відповідальних за його безпеку, письмові пояснення - доповідні записки.
3. За результатами розслідування складіть акт. У ньому вкажіть причини зникнення документа, заходи, які необхідно провести для відновлення.
4. На підставі первинних документів та податкових регістрів відновіть документ.
5. Підпишіть його у співробітника, який сьогодні уповноважений це робити. Навіть якщо тоді, коли спочатку складали документ, його мав підписувати інший співробітник.
6. Зробіть на декларації напис "Дублікат". На практиці колеги рідко дотримуються такого порядку. За даними обліку, вони заповнюють декларацію наново, якщо вона не збереглася в обліковій програмі.

Скільки років треба зберігати первинку, яка підтверджує збиток у декларації з податку на прибуток

У Податковому кодексі сказано: документи, що підтверджують збиток, треба зберігати протягом усього періоду, поки збиток зменшує базу з податку на прибуток. Це 10 років максимум. Плюс ще чотири роки після того, як збиток буде погашено.

Але що стосується документів зі збитків? Тільки декларації минулих років чи вся первинка?

Мінфін Росії наполягає: зберігати треба всі первинні документи (лист від 23.04.2009 № 03-03-06/1/276).

до меню

до меню

Організація та правила зберігання бухгалтерських та інших документів

Для зберігання бухгалтерських документів потрібно обладнати спеціальні приміщення, сейфи або шафи (п. 6.2 Положення, затвердженого листом Мінфіну СРСР від 29 липня 1983 р. № 105). Вимоги до влаштування таких сховищ наведені в Правилах, затверджених наказом Мінкультури Росії від 31 березня 2015 року № 526.

Бланки суворої звітності зберігають у сейфах, металевих шафах або в спеціальних приміщеннях, що дозволяють забезпечити їх збереження (п. 16 Положення, затвердженого постановою Уряду РФ від 6 травня 2008 року № 359). Касові ордери, авансові звіти, виписки банку з документами, що належать до них, збирають у хронологічному порядку і переплітають.

Документи з грифом "комерційна таємниця" зберігають у сейфах.

Інші документи можна зберігати в спеціальних приміщеннях або в шафах, що закриваються, під відповідальністю осіб, уповноважених головним бухгалтером.

Примітка : Пункти 6.2–6.4 Положення, затвердженого листом Мінфіну СРСР від 29 липня 1983 р. № 105, та пунктів 3.2 та 3.6 Положення, затвердженого постановою ФКЦП Росії від 16 липня 2003 р. № 03-33/пс.

Бухгалтерські документи організація має право зберігати в електронній формі

За законодавством про бухоблік первинні та зведені облікові документи можна складати на паперових носіях або в електронному вигляді (ч. 5 ст. 9 Закону від 6 грудня 2011 року № 402-ФЗ). Реєстри податкового обліку також можна вести на паперових носіях, в електронному вигляді та (або) на будь-яких машинних носіях (). Нарешті, податкові декларації (розрахунки) можна, а деяких випадках треба складати електронному вигляді (ст. 80 НК РФ).

А якщо первинку, документи бухгалтерського та податкового обліку, а також податкові декларації (розрахунки) можна складати в електронному вигляді, то й зберігати їх можна у такому ж форматі. Роздруковувати необов'язково. Єдина умова – такі документи мають бути засвідчені за всіма правилами електронним підписом.

Примітка: Листи Мінфіну Росії від 22 серпня 2012 року № 03-02-07/1-202 та від 24 липня 2008 року № 03-02-07/1-314.

На вимогу контролюючих відомств, зокрема податкової інспекції, копії електронних документів доведеться роздрукувати і завірити власноруч, як передати на перевірку (п. 1 ст. 252, п. 1 ст. 93 НК РФ). Даний висновок заснований на положеннях частини 6 статті 9 Закону від 6 грудня 2011 року № 402-ФЗ, статей 313 і 314 Податкового кодексу РФ.

Для організації зберігання документів в електронній формі застосовуйте Положення, затверджене листом Мінфіну СРСР від 29 липня 1983 р. № 105 (у частині, що не суперечить законодавству), та Правила, затверджених наказом Мінкультури Росії від 31 березня 2015 р. № 526. Робіть так до затвердження федерального стандарту , що встановлює вимоги до документів та документообігу у бухобліку. Про це йдеться в інформації Мінфіну Росії № ПЗ-13/2015.

Передавати текстові електронні документи для зберігання до архіву організації слід у форматі PDF/A. Не рідше одного разу на п'ять років перевіряйте, у якому стані знаходяться носії електронних документів і чи можуть відтворюватися самі документи. Такі вимоги пунктів 2.31 і 2.32 Правил, затверджених наказом Мінкультури Росії від 31 березня 2015 року № 526.

до меню

Знищення документів

Коли термін зберігання документів спливає, їх слід знищити (п. 2.3 Правил, затверджених наказом Мінкультури Росії від 31 березня 2015 року № 526). Документувати знищення документів вигідно для самої організації. Адже акти про знищення можуть знадобитися під час перевірок чи судових справ, якщо в організації вимагатимуть подати будь-які документи. Порядок знищення прописаний у пунктах 4.6–4.13 Правил, затверджених наказом Мінкультури Росії від 31 березня 2015 року № 526.

Обирає документи на знищення експертна комісія. До експертної комісії можуть входити співробітники організації (секретар, бухгалтер, діловод та ін.).

Знищення обраних документів потрібно оформити (.xls 35Кб) із додатка 21 до Правил, затвердженим наказом Мінкультури Росії від 31 березня 2015 року № 526. В акті напишіть реквізити всіх документів. Однорідні документи можна вказувати під загальним заголовком. Позначте останні дати однорідних документів. Наприклад, «авансові звіти за 2009 р., останні дати – 20.01.2009–01.12.2009».

Організація може знищити документи такими способами

• передати на переробку (утилізацію). Передання документів на переробку (утилізацію) оформіть накладною, вказавши в ній дату передачі, вагу та кількість паперів;
• самостійно знищити документи – спалити, подрібнити шредером, викинути тощо.

Вибраний спосіб знищення слід зазначити в акті.

до меню

Штрафи та Відповідальність за порушення правил та строків зберігання документів

Якщо немає бухгалтерських документів, наприклад, втратили – це грубе порушення правил обліку доходів та витрат. Організації загрожує штраф 10000 руб. за Податковим кодексом РФ. Таке ж покарання буде, якщо не дотримуватись порядку та терміну зберігання документів.

Якщо брак документів призвела до заниження податкової бази, платнику податків загрожує штраф у вигляді 20 відсотків суми несплаченого податку, але з менш 40 000 крб.

До посадової особи можуть застосувати такі заходи покарання:

• штраф від 5000 до 10000 руб. - За перше порушення;
• від 10 000 до 20 000 руб. або дискваліфікація терміном від року до двох років – за повторне порушення.

Такі санкції передбачені грубе порушення вимог до бухобліку, зокрема до бухгалтерської звітності, Кодексу РФ про адміністративні правопорушення.

Збереження документів не залишено поза увагою й у кримінальному законодавстві. На підставі пункту 1 статті 325 Кримінального кодексу РФ викрадення, знищення, пошкодження або приховування офіційних документів з особистої зацікавленості може бути покарано позбавленням волі на строк до одного року. Але, ясна річ, правоохоронним органам доведеться довести таку зацікавленість.

до меню

Є.В. ВайтманЕксперт журналу "Російський податковий кур'єр", за участю фахівців ФНП Росії
Журнал «Російський податковий кур'єр», №6 за 2009 рік

Усі господарські операції, які проводяться будь-якою організацією, повинні оформлятися виправдувальними документами. Вони є первинними обліковими документами і є основою ведення бухгалтерського обліку. Так сказано у пункті 1 статті 9 Федерального закону від 21.11.96 № 129-ФЗ (далі Закон № 129-ФЗ). Крім того, ці ж документи використовуються для обчислення та сплати податків та зборів. Нерідко архів документів за весь час діяльності фірми настільки об'ємний, що нові документи вже нема де розмістити. Отже, слід розібратися, як довго потрібно зберігати ті чи інші документи. Можливо, деякі з них настав час знищити

Бухгалтерські документи

Загальні терміни зберігання первинних облікових документів, регістрів бухгалтерського обліку та бухгалтерської звітності встановлені у статті 17 Закону № 129-ФЗ. У ній йдеться про те, що названі документи організація повинна зберігати не менше п'яти років. Щоб визначити термін зберігання конкретних видів документів, необхідно керуватися Переліком типових управлінських документів, що утворюються в діяльності організацій, із зазначенням термінів зберігання, затвердженим Росархівом 6 жовтня 2000 року (далі — Перелік). Інформація про найпоширеніші види документів представлена ​​в таблиці нижче.

Зверніть увагу: терміни, встановлені у Переліку, слід відраховувати не від дати складання документа, а з 1 січня наступного року. Це записано у пункті 2.9 Вказівок щодо застосування Переліку, затверджених Росархівом 6 жовтня 2000 року (далі – Вказівки). Наприклад, обчислення терміну зберігання справ, закінчених діловодством у 2008 році, розпочинається з 1 січня 2009 року.

При цьому організація з урахуванням специфіки діяльності має право збільшити тривалість зберігання документів у порівнянні з тим терміном, який встановлений у Переліку (п. 2.11 Вказівок). Подібне рішення оформляється розпорядженням керівника компанії або закріплюється у її обліковій політиці.

Податкові декларації та документи для розрахунку податків

Строки, протягом яких організація зобов'язана зберігати звітність із податків, встановлені у пункті 170 Переліку. Так, річні податкові декларації необхідно зберігати не менше десяти років, квартальні – не менше п'яти років, місячні – не менше одного року. Якщо відсутня річна звітність (наприклад, з ПДВ), квартальні та місячні податкові декларації слід зберігати не менше десяти років. Місячну звітність за відсутності квартальної слід зберігати щонайменше п'ять років.

Терміни зберігання документів, на підставі яких організація обчислює податки та збори, ніде не визначено чітко. Лише у підпункті 8 пункту 1 статті 23 НК РФ зазначено, що платники податків зобов'язані протягом чотирьох років забезпечувати безпеку документів, необхідних для обчислення та сплати податків. До названих документів, зокрема, належать дані бухгалтерського та податкового обліку, а також інші документи, що підтверджують отримання доходів, здійснення видатків, сплату та утримання податків.

Аналогічна вимога встановлено у підпункті 5 пункту 3 статті 24 НК РФ для податкових агентів. Протягом чотирьох років вони повинні забезпечувати безпеку документів, необхідних для обчислення, утримання та перерахування податків.

Від якої дати вважається цей чотирирічний термін? Мінфін Росії вважає, що протягом зазначеного терміну починається після звітного (податкового) періоду, в якому документ використовувався востаннє для складання податкової звітності, нарахування та сплати податку, підтвердження отриманих доходів та вироблених витрат (лист від 18.10.2005 № 03-03- 04/2/83).

Зверніть увагу

Для акціонерних товариств – особливі правила

Строки, протягом яких акціонерні товариства повинні зберігати свої документи, встановлені у Положенні про порядок та строки зберігання документів акціонерних товариств, затвердженому постановою ФКЦП України від 16.07.2003 № 03-33/пс. Так, річну бухгалтерську звітність вони мають зберігати постійно, тобто протягом усього терміну роботи організації. До документів постійного зберігання також належать:

• документи про створення, реорганізацію суспільства;
• статут товариства, внесені до нього зміни та доповнення;
• свідоцтво про державну реєстрацію товариства;
• рішення про випуск цінних паперів, проспекти емісії цінних паперів;
• протоколи загальних зборів акціонерів;
• протоколи засідань ради директорів (наглядової ради);
• списки афілійованих осіб товариства;
• положення про філії та представництва товариства;
• протоколи засідань правління (дирекції) товариства, рішення директора (генерального директора, президента) товариства;
• бюлетені для голосування;
• висновки ревізійної комісії (ревізора) товариства та ін.

Допустимо, акціонерне товариство ліквідується. За наявності в нього договору із заснуванням Росархіву документи постійного терміну зберігання та за особовим складом воно передає до державного архіву.

Якщо договірних відносин із архівом немає, державний архів зобов'язаний прийняти зберігання лише документи з особового складу працівників общества. Місце зберігання інших документів визначає голова ліквідаційної комісії чи конкурсний управляючий.

Якщо акціонерне товариство припиняє діяльність у результаті проведеної реорганізації, оригінали його документів можуть бути передані лише одному з новостворених товариств (як правило, товариству з найбільшою вартістю чистих активів)

Таблиця. Термін зберігання окремих видів документів

Вид документів	Термін зберігання	Норма законодавства
Бухгалтерська звітність та облікові регістри
Річна бухгалтерська звітність*	Щонайменше 10 років	Пункт 1 статті 17 Закону № 129-ФЗ та пункт 135 Переліку
Зведена річна бухгалтерська звітність*	До ліквідації організації**
Квартальна бухгалтерська звітність*	Не менше 5 років (за відсутності річної бухгалтерської звітності – не менше 10 років)
Місячна бухгалтерська звітність*	Не менше 1 року (за відсутності річної, квартальної бухгалтерської звітності – не менше 10 років)
Передавальні, розділові, ліквідаційні баланси, додатки та пояснювальні записки до них	До ліквідації організації**	Пункт 136 Переліку
Бухгалтерські облікові регістри (головна книга, журнали-ордери, розробні таблиці, оборотні відомості та ін.)	Не менше 5 років за умови завершення ревізії або перевірки (наприклад, податкової) та відсутності суперечок та розбіжностей***	Пункт 1 статті 17 Закону № 129-ФЗ та пункти 148 та 168 Переліку
Робочий план рахунків бухгалтерського обліку та інші документи облікової політики	Не менше ніж 5 років після року, в якому вони використовувалися для складання бухгалтерської звітності в останній раз	Пункт 2 статті 17 Закону №129-ФЗ
Звітність з податків (зборів) та документи, необхідні для обчислення податків (зборів)
Річні звіти з податків (податкові декларації)	Щонайменше 10 років	Пункт 170 Переліку
Квартальні звіти з податків (податкові декларації)
Місячні звіти з податків (податкові декларації)	Не менше 1 року (за відсутності квартальних - не менше 5 років)
Рахунки-фактури		Пункт 150 Переліку
Книги покупок, книги продажу	Щонайменше повних 5 років з дати останнього запису	Пункти 15 і 27 Правил ведення журналів обліку отриманих та виставлених рахунків-фактур, книг покупок та книг продажів при розрахунках з податку на додану вартість, затверджених постановою Уряду РФ від 02.12.2000 № 914
Документи, що підтверджують обсяг податкового збитку минулих років, суму якого перенесено на майбутнє при розрахунку податку на прибуток	Не менше 4 років після закінчення податкового періоду, податкову базу за підсумками якого було зменшено на суму збитків минулих років	Пункт 4 статті 283 НК РФ
Документи, що підтверджують обсяг збитку попередніх податкових періодів, суму якого перенесено на майбутнє при розрахунку ЕСГН або податку, що сплачується під час застосування УСН		Пункт 5 статті 346.6 та пункт 7 статті 346.18 НК РФ
Первинні документи
Первинні документи та додатки до них, що зафіксували факт здійснення господарської операції та стали підставою для бухгалтерських записів (касові, банківські документи, акти про прийом, здачу, списання майна та ТМЦ, накладні, авансові звіти та ін.)	Не менше 5 років за умови завершення перевірки чи ревізії (наприклад, податкової) та відсутності суперечок та розбіжностей***	Пункт 1 статті 17 Закону № 129-ФЗ та пункт 150 Переліку
Дорожні листи	Не менше 5 років	Пункт 18 Обов'язкових реквізитів та порядку заповнення дорожніх листів, затверджених наказом Мінтрансу Росії від 18.09.2008 № 152
Особові рахунки працівників	Не менше 75 років	Пункт 153 Переліку
Документи на видачу заробітної плати, допомоги, гонорарів, матеріальної допомоги та інших виплат	Не менше 5 років за умови завершення перевірки або ревізії (наприклад, податкової) та відсутності суперечок та розбіжностей***, а за відсутності особових рахунків – не менше 75 років	Пункт 155 Переліку
Виконавчі документи	Не менше 5 років	Пункт 162 Переліку
Документи про дебіторську та кредиторську заборгованість (довідки, акти звірки, листування та ін.)		Пункт 163 Переліку
Документи про недостачі, розтрати, розкрадання
Документи про оплату навчальних відпусток		Пункт 165 Переліку
Документи про переоцінку основних фондів, визначення зносу основних засобів, оцінку вартості майна організації	До ліквідації організації**	Пункт 166 Переліку
Документи про амортизаційні відрахування (акти, відомості, розрахунки)	Не менше 5 років	Пункт 167 Переліку
Документи про прийом-передачу векселів, їх оплату або розміну		Пункт 179 Переліку
Документи про ведення валютних та обмінних операцій, операцій з грантами	До ліквідації організації**	Пункт 181 Переліку
Документи про інвентаризацію основних засобів, майна, будівель та споруд, ТМЦ (інвентарні описи, акти, відомості, протоколи засідань інвентаризаційних комісій)	Не менше 5 років за умови завершення перевірки чи ревізії (наприклад, податкової) та відсутності суперечок та розбіжностей***	Пункт 192 Переліку
Договори та контракти
Договори, угоди (кредитні, господарські, операційні)	Не менше 5 років після закінчення терміну дії договору, угоди	Пункт 186 Переліку
Паспорти угод	До ліквідації організації**	Пункт 187 Переліку
Документи про прийом виконаних робіт (акти, довідки, рахунки)	Не менше 5 років, а за відсутності особових рахунків – не менше 75 років	Пункт 188 Переліку
Договори про матеріальну відповідальність	Не менше 5 років після звільнення матеріально відповідальної особи	Пункт 189 Переліку
Кадрові документи
Колективний договір	До ліквідації організації**	Пункт 275 Переліку
Документи про переведення працівників на скорочений робочий день або скорочений робочий тиждень	Не менше 5 років	Пункт 277 Переліку
Табелі (графіки), журнали обліку робочого часу	Не менше 1 року****	Пункт 281 Переліку
Документи про преміювання працівників	Не менше 5 років	Пункт 293 Переліку
Трудові договори (контракти, угоди)	Не менше 75 років	Пункт 338 Переліку
Особисті картки працівників (у тому числі тимчасових працівників)	Не менше 75 років	Пункт 339 Переліку
Незатребувані трудові книжки, дипломи, атестати, посвідчення, свідоцтва та інші особисті документи працівників	До моменту запитання, але не менше 50 років	Пункт 342 Переліку
Книги, журнали видачі трудових книжок та вкладок до них	Щонайменше 50 років	Пункт 358 Переліку
Графіки надання відпусток	Не менше 1 року	Пункт 356 Переліку
Документи з охорони праці
Акти, розпорядження з техніки безпеки, документи про їх виконання	Не менше 5 років	Пункт 295 Переліку
Перелік професій із шкідливими умовами праці, затверджений організацією	До заміни новим****	Пункт 304 Переліку
Списки працюючих на виробництві зі шкідливими умовами праці	Не менше 75 років	Пункт 305 Переліку
Табелі та вбрання працівників шкідливих професій	Не менше 75 років	Пункт 305 Переліку
Акти розслідування професійних отруєнь та захворювань	Не менше 45 років	Пункт 312 Переліку
Журнали, книги обліку профілактичних робіт, інструктажу з техніки безпеки	Щонайменше 10 років	Пункт 316 Переліку
Журнали проведення атестації з техніки безпеки	Не менше 5 років
Документи про атестацію робочих місць за умовами праці (протоколи, відомості, карти атестації робочих місць та ін.)		Пункт 332 Переліку та пункт 8 Порядку проведення атестації робочих місць за умовами праці, затвердженого наказом Мінздоровсоцрозвитку України від 31.08.2007 № 569
Документи з контрольно-касової техніки (ККТ)
Документація з ККТ*****	Не менше 5 років від дати закінчення використання ККТ	Пункт 14 Положення про реєстрацію та застосування контрольно-касової техніки, що використовується організаціями та індивідуальними підприємцями, затвердженого постановою Уряду РФ від 23.07.2007 № 470
Використані контрольні стрічки, накопичувачі фіскальної пам'яті та програмно-апаратні засоби, що забезпечують некоректовану реєстрацію та енергонезалежне довготривале зберігання інформації
Статистичні документи
Річні та з більшою періодичністю статистичні звіти та таблиці	Щонайменше 10 років	Пункт 199 Переліку
Зведені річні та з більшою періодичністю статистичні звіти та таблиці	До ліквідації організації**
Піврічні статистичні звіти та таблиці	Не менше 5 років (за відсутності річних – не менше 10 років)
Квартальні статистичні звіти та таблиці	Не менше 5 років (за відсутності річних, піврічних – не менше 10 років)
Місячні статистичні звіти та таблиці	Не менше 1 року (за відсутності річних, піврічних, квартальних – не менше 10 років)
* До бухгалтерської звітності відносяться бухгалтерські баланси, додатки до них, передбачені нормативними актами, звіти про прибутки та збитки, пояснювальні записки, аудиторські висновки, що підтверджують достовірність бухгалтерської звітності організації (якщо вона підлягає обов'язковому аудиту) та інші спеціалізовані форми (п. 2 ст. 13 Закону №129-ФЗ). ** Це випливає із положень пункту 2.4.2 Вказівок. *** У разі виникнення спорів, розбіжностей документи зберігаються до винесення остаточного рішення. **** Якщо є первинними обліковими документами, їх необхідно зберігати не менше ніж п'ять років (п. 1 ст. 17 Закону № 129-ФЗ). ***** Включає документи, пов'язані з виробництвом, продажем, технічною підтримкою, придбанням, реєстрацією, введенням в експлуатацію, експлуатацією та виведенням з експлуатації контрольно-касової техніки.

Податкова база та сума податку визначаються після закінчення податкового періоду (п. 1 ст. 55 НК РФ). За більшістю податків таким періодом є календарний рік. Виняток становить ПДВ, податковий період за яким квартал. Таким чином, термін зберігання документів, необхідних для розрахунку та сплати податків, слід відраховувати з дня, що настає за днем ​​закінчення податкового періоду.

Приклад 1

ТОВ «Гіацинт» було зареєстроване у квітні 2004 року. Організація застосовує загальну систему оподаткування.

Чотирирічний термін, протягом якого ТОВ «Гіацинт» має зберігати документи, що стосуються розрахунків з податку на прибуток, ЄСП, податку на майно організацій за 2004 рік, — це період з 1 січня 2005 року до 31 грудня 2008 року. Відповідно, документи, використані для обчислення зазначених податків за 2005 рік, організація зобов'язана буде зберігати до 31 грудня 2009 року.

Робочий план рахунків бухгалтерського обліку, інші документи облікової політики, а також програми машинної обробки даних слід зберігати не менше ніж п'ять років після року, в якому вони використовувалися для складання бухгалтерської звітності в останній раз (п. 2 ст. 17 Закону № 129-ФЗ)

До 2008 року податковий період з ПДВ встановлювався як календарний місяць, а окремих категорій платників податків — як квартал (ст. 163 НК РФ)

Платники податків зобов'язані подавати до податкових органів та його посадовим особам документи, необхідних обчислення та сплати податків (подп. 6 п. 1 ст. 23 НК РФ)

Податкові агенти зобов'язані подавати до податкового органу за місцем свого обліку документи, необхідні для здійснення контролю за правильністю обчислення, утримання та перерахування податків (підп. 4 п. 3 ст. 24 НК РФ)

Збиток, виявлений за підсумками 2001 року (до набрання чинності глави 25 НК РФ), може бути перенесений на майбутнє в сумі, що не перевищує суму збитку, що значився станом на 1 липня 2001 (п. 4 ст. 10 Федерального закону від 06.08 .2001 № 110-ФЗ)

Разом з тим у рамках виїзної податкової перевірки може бути перевірений період, що не перевищує трьох календарних років, що передують року, в якому винесено рішення про проведення перевірки (п. 4 ст. 89 НК РФ). Наприклад, податкова перевірка, призначена 31 грудня 2008 року, може охоплювати 2005-2007 роки та тривати максимум протягом шести місяців 2009 року. Отже, протягом усього часу перевірки організація повинна зберігати документи, які стосуються податкових розрахунків за період, що перевіряється. Але вона і так повинна це робити згідно із Законом № 129-ФЗ. Адже основою обчислення податків, зазвичай, є самі первинні облікові документи, що використовуються відображення операцій у бухгалтерському обліку. Мінімальний термін зберігання таких документів становить п'ять років (п. 1 ст. 17 Закону № 129-ФЗ). Виходить, що згідно із законодавством про бухгалтерський облік протягом поточного року організація зобов'язана зберігати документи, що належать до розрахунків податків і за періоди, які податкові органи перевірити вже не можуть.

Особливо обумовлений термін зберігання книг покупок та продажів. Він встановлений у пунктах 15 та 27 Правил ведення журналів обліку отриманих та виставлених рахунків-фактур, книг покупок та книг продажів при розрахунках з податку на додану вартість, затверджених постановою Уряду РФ від 02.12.2000 № 914. Його мінімальна тривалість – п'ять повних років з дати останнього запису у зазначених документах.

Зазначимо також, що згідно з пунктом 150 Переліку виставлені та отримані рахунки-фактури організація повинна зберігати не менше ніж п'ять років. Проте якщо під час податкової чи іншої перевірки виникли розбіжності з перевіряючими, то рахунки-фактури слід зберігати до винесення остаточного рішення за результатами цієї перевірки.

Незважаючи на те, що рахунки-фактури необхідно зберігати мінімум п'ять років, організація не зобов'язана представляти на запит податкового органу рахунки-фактури, чотирирічний термін зберігання яких уже минув. Наприклад, отримавши у 2009 році запит податкової інспекції щодо подання рахунку-фактури за 2004 рік, платник податків (податковий агент) може його не виконувати.

Приклад 2

Скористаємося умовою прикладу 1. Допустимо, до 2008 року податковим періодом з ПДВ для ТОВ «Гіацинт» був календарний місяць.

Книги купівлі та книги продажу за квітень 2004 року організація повинна зберігати до 30 квітня 2009 року (за умови, що останні записи в них були зроблені у квітні 2004 року).

П'ятирічний термін зберігання виставлених та отриманих рахунків-фактур обчислюється з 1 січня року, наступного за роком їх складання, – з 1 січня 2005 року. Тобто рахунки-фактури, датовані квітнем 2004 року, ТОВ «Гіацинт» має зберігати до 31 грудня 2009 року.

Оскільки в 2004-2007 роках податковим періодом з ПДВ для компанії був календарний місяць, чотирирічний термін зберігання інших документів, необхідних для розрахунку ПДВ, визначається стосовно кожного місяця. Обов'язковий мінімальний період зберігання документів, використаних організацією для розрахунку ПДВ за квітень 2004 року, – з 1 травня 2004 року по 30 квітня 2008 року.

Чотирирічний термін зберігання документів, що належать до розрахунку ПДВ за І квартал 2008 року, починається з 1 квітня 2008 року та закінчується 31 березня 2012 року. Книги покупок та книги продажів за I квартал 2008 року компанія зобов'язана буде зберігати до 31 березня 2013 року (якщо останні записи в них були зроблені у березні 2008 року), а рахунки-фактури за цей період – до 31 грудня 2013 року.

Отже, первинні облікові документи необхідно зберігати щонайменше п'ять років. Однак у деяких ситуаціях виправдувальні документи слід зберігати набагато довше.

Ситуація 1. Організація зазнає збитків на майбутнє

Відповідно до статті 283 НК РФ компанія, що є платником податку на прибуток, має право зменшити податкову базу поточного податкового періоду на суму збитку, отриманого нею у попередніх податкових періодах. Збиток може бути перенесений на майбутнє протягом десяти років, що йдуть за тим податковим періодом, в якому він був отриманий (п. 2 ст. 283 НК РФ).

Протягом усього терміну перенесення збитків організація повинна зберігати документи, що підтверджують обсяг збитків. Так сказано у пункті 4 статті 283 НК РФ. У листі від 03.04.2007 № 03-03-06/1/206 Мінфін Росії роз'яснив, що списання збитків можливе лише при поданні первинних документів, що підтверджують отриманий фінансовий результат.

Аналогічні вимоги встановлені для платників єдиного сільськогосподарського податку та організацій, які застосовують спрощену систему оподаткування. При перенесенні збитків на майбутнє вони також повинні зберігати документи, що підтверджують розмір понесеного збитку та суму, на яку було зменшено податкову базу за кожним податковим періодом. Про це йдеться у пункті 5 статті 346.6 та пункті 7 статті 346.18 Податкового кодексу відповідно.

Приклад 3

ТОВ «Азалія» є платником податку на прибуток. За підсумками 2003 року у податковому обліку організації було отримано збиток. Його сума переносилася на майбутнє протягом 2006-2008 років частинами.

Згідно з вимогами податкового законодавства первинні облікові документи, необхідні для розрахунку податку на прибуток за 2003 рік, організація мала зберігати протягом чотирьох років — до 31 грудня 2007 року. Оскільки на суму збитку 2003 року зменшено податкові бази 2006-2008 років, компанія продовжує зберігати зазначені документи. Вона має зберігати їх протягом ще чотирьох років після закінчення 2008 року (останнього року, податкову базу за яку було зменшено на суму збитків минулих років) – до 31 грудня 2012 року.

Ситуація 2. Виявлено збитки минулих років або списано безнадійні борги

Збитки минулих податкових періодів, виявлені платником податків у поточному звітному чи податковому періоді, прирівнюються до позареалізаційних витрат виходячи з підпункту 1 пункту 2 статті 265 НК РФ. Інакше кажучи, такі збитки зменшують податкову базу з податку на прибуток за період, в якому вони були виявлені.

Крім того, до позареалізаційних витрат також прирівнюються суми безнадійних боргів, а у разі, якщо організація формує резерв за сумнівними боргами, - суми безнадійних боргів, які не покриті за рахунок коштів резерву (підп. 2 п. 2 ст. 265 НК РФ).

За загальним правилом, встановленому у пункті 1 статті 252 НК РФ, при розрахунку прибуток можна визнати ті витрати, які підтверджені документально. Отже, щоб врахувати з метою оподаткування збитки минулих років, виявлені в поточному році, або списати безнадійні борги, організація має мати у своєму розпорядженні відповідні підтверджуючі документи. Понад те, вона зобов'язана зберігати ці документи щонайменше чотири роки після закінчення року, податкову базу протягом якого було зменшено у сумі зазначеного збитку чи списаної безнадійної заборгованості.

Ситуація 3. Організація володіє основними засобами

Припустимо, у власності компанії є основний засіб, куплений більше десяти років тому. Здавалося б, термін зберігання документів про його придбання та введення в експлуатацію вже минув.

Однак такі документи слід зберігати протягом усього терміну корисного використання об'єкта. Адже протягом цього періоду організація нараховує амортизацію у податковому та бухгалтерському обліку. Щоб визнати амортизаційні відрахування, протягом усього терміну амортизації у неї мають бути документи, що підтверджують придбання об'єкта та введення його в експлуатацію.

Крім того, із залишкової вартості основних засобів компанія сплачує податок на майно. Отже, для обґрунтування розрахунків з цього податку їй також потрібні названі документи.

Припустимо, організація вирішила продати майно, що амортизується. Відповідно до підпункту 1 пункту 1 статті 268 НК РФ вона має право зменшити дохід, отриманий від продажу, на залишкову вартість цього майна. Але залишкова вартість об'єкта знову ж таки має бути підтверджена відповідними документами.

Таким чином, навіть якщо організація, що володіє майном, що амортизується, не планує його продавати, документи про придбання цього майна, введення його в експлуатацію, розрахунку сум амортизації їй доцільно зберігати протягом усього терміну роботи компанії.

Що стосується реалізації іншого майна (крім цінних паперів, продукції власного виробництва, покупних товарів) організація зменшує отриманий дохід ціни придбання чи створення цього майна (подп. 2 п. 1 ст. 268 НК РФ). Звичайно, за умови, що вказану ціну вона може підтвердити документально. За відсутності подібних документів фірма немає права зменшити податкову базу з податку прибуток на суму витрат придбання майна, оскільки ці витрати відповідають вимогам пункту 1 статті 252 НК РФ. Терміни зберігання зазначених документів у разі значення немає. Аналогічна позиція наведена у листі Мінфіну Росії від 15.09.2005 № 03-03-02/84.

Зберігання документів

Витратами визнаються обґрунтовані та документально підтверджені витрати платника податків, а у випадках, передбачених у статті 265 НК РФ, - завдані їм збитки (п. 1 ст. 252 НК РФ)

З метою оподаткування залишкова вартість об'єктів майна, що амортизується, визначається за правилами, викладеними в пункті 1 статті 257 НК РФ

Перелік документів акціонерного товариства, які воно має зберігати за місцезнаходженням виконавчого органу, встановлено в пункті 1 статті 89 Федерального закону від 26.12. 95 № 208-ФЗ

Умови, при виконанні яких ЕЦП в електронному документі рівнозначна власноручному підпису в документі на паперовому носії, обумовлено у статті 4 Федерального закону від 10.01.2002 № 1-ФЗ «Про електронний цифровий підпис»

Організації, документи яких не підлягають прийому до державних або муніципальних архівів, знищують документи зі строками зберігання, що минули, без погодження з архівними органами (п. 3.9 Вказівок)

Відповідальність за організацію зберігання облікових документів, регістрів бухгалтерського обліку та бухгалтерської звітності несе керівник організації (п. 3 ст. 17 Закону № 129-ФЗ)

Місце зберігання документів кожна організація визначає самостійно. Як правило, більшість документів розміщується в офісі компанії. За значних обсягів документації доцільно виділити спеціальне місце під архів або навіть орендувати окреме приміщення, куди перевезти оброблені документи, які вже не використовуються у поточній роботі.

Інший варіант – передати документи на зберігання до спеціалізованої архівної компанії. Однак якщо організація є акціонерним товариством, їй потрібно врахувати таку особливість. У пункті 2 статті 89 Федерального закону від 26.12.95 № 208-ФЗ говориться, що низку документів акціонерне товариство має зберігати за місцем знаходження його виконавчого органу. До таких документів, зокрема, належать бухгалтерська звітність, документи бухгалтерського обліку, документи, що підтверджують права товариства на майно, що перебуває на його балансі.

Звичайно, з часом обсяги архівів будь-якої організації збільшуються, для їх розміщення потрібні нові приміщення. Може зручніше зберігати документи не в паперовому, а в електронному вигляді?

Така можливість прямо передбачена щодо первинних облікових документів та регістрів бухгалтерського обліку (п. 7 ст. 9 та п. 1 ст. 10 Закону № 129-ФЗ). Крім того, у статті 314 НК РФ зазначено, що регістри податкового обліку ведуться на паперових носіях, в електронному вигляді або на будь-яких машинних носіях. При цьому має забезпечуватись їх захист від несанкціонованих виправлень.

У листі від 24.07.2008 № 03-02-07/1-314 Мінфін Росії роз'яснив, що зберігання первинних документів, документів бухгалтерського та податкового обліку допускається в електронному вигляді, якщо інше не передбачено нормативними правовими актами РФ та за умови, що електронні документи засвідчені за допомогою електронного цифрового підпису (ЕЦП).

Основні правила роботи архівів організацій схвалені рішенням колегії Росархіву від 06.02.2002 (далі – Основні правила). У пункті 2.3.1 Основних правил встановлено, що щорічно необхідно проводити експертизу цінності документів, тобто визначати терміни їх зберігання та відбирати документи для тривалого зберігання та знищення.

Знищення та утилізація документів

Документи, термін зберігання яких минув, організація має право знищити самостійно (розірвати вручну або за допомогою шредера, викинути, спалити) або передати на утилізацію до спеціалізованої компанії, що займається переробкою вторинної сировини. Перелік документів, що підлягають знищенню чи утилізації, затверджується керівником організації. Він може бути оформлений у вигляді наказу чи розпорядження керівника або у формі акта, розробленого компанією самостійно. Зразковий зразок такого акта наведено нижче.

Малюнок. Зразок акта про відбір документів для знищення

Крім того, організація може скористатися зразком акта про виділення для знищення документів, які не підлягають зберіганню. Його форму затверджено в додатку № 4 до Основних правил.

При складанні списку документів, що знищуються, не обов'язково вказувати реквізити кожного документа. Це випливає із положень пункту 2.4.5 Основних правил. У ньому йдеться, що однорідні справи (документи) вносять до акта під загальним заголовком із зазначенням кількості справ, віднесених до цієї групи (наприклад, авансові звіти за 2000 рік).

Передача документів на утилізацію оформляється накладною, в якій зазначаються дата передачі, кількість документів, що передаються (число папок, коробок тощо) і вага паперової макулатури. Навантаження та вивезення на утилізацію здійснюються під контролем співробітника, відповідального за збереження документів в організації (п. 2.4.7 Основних правил).

Якщо компанія знищує документи власними силами, цей факт оформляє окремим актом про знищення документів. Оскільки уніфікованої форми немає, він також складається у довільній формі. Зазначимо, що знищення документів після закінчення терміну зберігання є правом, а не обов'язком організації (див. лист Мінфіну Росії від 18.10.2005 № 03-03-04/2/83). Іншими словами, компанія може продовжувати зберігати документи навіть після закінчення термінів їхнього обов'язкового зберігання.

Відповідальність за втрату документів

Податкова. Відсутність у платника податків первинних документів, рахунків-фактур або регістрів бухгалтерського обліку розцінюється як грубе порушення правил обліку доходів та витрат та об'єктів оподаткування. За таке порушення у статті 120 Податкового кодексу передбачено відповідальність у вигляді штрафу у розмірі:

5000 руб., - Якщо відсутні документи за один податковий період;

15000 руб. - за відсутності документів більш ніж за один податковий період;

10% від суми несплаченого податку, але не менше 15 000 руб., - Якщо через відсутність документів була занижена податкова база.

Крім того, якщо платник податків (платник збору, податковий агент) не надасть на запит податкової інспекції документи або інші відомості, з нього стягується штраф у розмірі 50 руб. за кожний непредставлений документ (п. 1 ст. 126 НК РФ).

Адміністративна. Порушення правил зберігання, комплектування, обліку або використання архівних документів тягне за собою попередження або накладення адміністративного штрафу на посадових осіб у розмірі від 300 до 500 руб. Про це йдеться у статті 13.20 КоАП РФ. За порушення порядку та термінів зберігання облікових документів на посадових осіб може бути накладено адміністративний штраф у розмірі від 2000 до 3000 руб. (Ст. 15.11 КпАП РФ).

Кримінальна. Викрадення, знищення, пошкодження чи приховування офіційних документів, скоєні з корисливої ​​чи іншої особистої зацікавленості, карається штрафом у вигляді до 200 000 крб. або в розмірі заробітної плати або іншого доходу засудженого за період до 18 місяців або виправними роботами терміном до двох років, або арештом терміном до чотирьох місяців, або позбавленням волі терміном до одного року (п. 1 ст. 325 КК РФ)

Під час роботи організації накопичується багато первинних документів. Їх потрібно збирати, зберігати, і жоден не можна викинути раніше за термін.

Як організувати зберігання документів, не проштрафитися та не потонути у паперах, розповімо у цій статті.

Правильна організація зберігання первинних бухгалтерських документів: нормативна база

Немає єдиного документа, в якому було б зібрано всю інформацію про те, як і скільки потрібно зберігати документи. Тому доводиться керуватися кількома нормативними актами, які інколи суперечать один одному.

Про те, що організація має зберігати первинні документи, свідчить стаття 29 закону «Про бухгалтерський облік» від 06.12.2011р. №402-ФЗ.

Вимоги щодо зберігання бухгалтерських документів прописані у пункті 6 «Положення про документи та документообіг у бухгалтерському обліку», затвердженому Мінфіном СРСР 29.07.1983 № 105.

У ньому, зокрема, йдеться, що:

1. Первинні документи та регістри бухобліку потрібно передавати до архіву.
2. До передачі в архів їх потрібно зберігати в бухгалтерії в спеціальних приміщеннях або шафах, що закриваються, під відповідальністю осіб, уповноважених головним бухгалтером.
3. Документи потрібно комплектувати у хронологічному порядку.

Обов'язок зберігати дані бухгалтерського та податкового обліку прописано й у Податковому кодексі РФ (пп. 8 п. 1 ст. 23).

Перелік облікових та звітних документів, які потрібно зберігати, можна подивитися в «Переліку типових управлінських архівних документів, що утворюються в процесі діяльності державних органів, органів місцевого самоврядування та організацій, із зазначенням термінів зберігання», затвердженому Наказом Мінкультури Росії від 25.08.2010 № 558. У цьому ж переліку для кожного виду документів зазначені терміни зберігання.

Правила організації державної архівної справи прописані у Федеральному законі від 22.10.2004 р. № 125-ФЗ "Про архівну справу в Російській Федерації".

Де зберігати документи

За законом про архівну справу недержавні організації мають право створювати свої архіви. Але такого обов'язку вони не мають. Фірма повинна лише забезпечити безпеку документів і на вимогу пред'явити їх контролюючим органам.

1С-WiseAdvice використовує унікальну запатентовану технологію обробки первинних документів "Процесинг". Паперові оригінали «первинки» одразу скануються. Бухгалтер працює тільки з електронною копією документа і завжди бачить, якими операціями провели цей документ. Безперечним плюсом є можливість оперативно підготувати відповідь на запит ІФНС. За запитом клієнт може отримати базу електронних документів.

Строк зберігання бухгалтерських документів в організації

Закон про бухоблік каже, що документи бухобліку потрібно зберігати не менше ніж п'ять років (п. 1 ст. 29 закону 402-ФЗ), а Податковий кодекс встановлює строк у 4 роки для документів, які були підставою для податкового обліку та розрахунку податків (пп. 8 п. 1 ст.23 НК РФ), а розрахунку страхових внесків – 6 років (пп. 6 п. 3.4 ст. 23 НК РФ). Тут з'являється протиріччя, т.к. деякі документи, наприклад, накладні, належать і до бухгалтерського, і до податкового обліку. У таких випадках безпечніше керуватися великим терміном.

У Переліку типових документів від Мінкультури для деяких документів призначено й довші терміни, аж до постійного.

Постійно доведеться зберігати, наприклад:

• річні бухгалтерські звіти з додатками (у тому числі консолідовані та МСФЗ);
• передавальні акти, розділові та ліквідаційні баланси;
• свідоцтва про постановку на облік у податкових органах;
• Книги обліку доходів та витрат (КУДіР) – організаціям та ІП, які застосовують УСН. Тут терміни з Переліку типових документів суперечать Податковому кодексу. КУДіР - це документ податкового обліку, а за Кодексом його потрібно зберігати не завжди, а 4 роки. У разі безпечніше не знищувати документ хоча б 10 років, т.к. в організаціях, які є джерелами комплектування державних, муніципальних архівів, термін «постійно» може бути менше 10 років;
• договори щодо лізингу майна організації та документи до них;
• документи про переоцінку основних фондів, визначення амортизації основних засобів, оцінку вартості майна організації;
• акти про передачу прав на нерухомість з балансу на баланс;
• договори дарування;
• документи щодо операцій з цінними паперами;
• листування про розподіл спільної власності юридичних осіб;
• паспорти угод.

75 років потрібно зберігати документи за особовим складом та про виплачені доходи, наприклад:

• трудові договори;
• реєстри відомостей про доходи фізосіб;
• відомості на видачу дивідендів;
• особові рахунки та картки працівників. Причому якщо особових карток немає, то до 75 років подовжуються терміни зберігання інших документів: про прийняття виконаних робіт за договорами підряду та трудовими, розрахунки платежів за страховими внесками, карток за формою 1-ПДФО, відомості про доходи фізосіб, документи про отримання зарплати та інші виплат.

Якщо документи з особового складу було створено після 2003 року, їх зберігають не 75, а 50 років (стаття 22.1 Закону від 22 жовтня 2004 р. № 125-ФЗ).

10 років зберігають документи, наприклад:

• з продажу рухомого майна;
• договори щодо застави майна організації та документи до них;
• оперативні звіти щодо рахунків в іноземній валюті за кордоном.

Особливим чиномвизначається термін зберігання документів, що підтверджують одержаний збиток. Організації на загальній системі та на УСН з об'єктом «Доходи мінус витрати» можуть протягом 10 років переносити збиток на майбутні періоди та за рахунок його зменшувати базу оподаткування. Підтверджують збиток документи організація зобов'язана зберігати протягом усього терміну, доки він буде використаний повністю (п. 4 ст. 283 і п. 7 ст. 346.18 НК РФ).

Коли починається відлік терміну зберігання документів бухгалтерського обліку та звітності

У Наказі Мінкультури № 558 сказано, що відлік слід розпочинати з 1 січня року, наступного за роком закінчення діловодства. Наприклад:

• Для облікової політики – це рік, коли її востаннє використали для складання звітності.
• Для договорів – рік закінчення дії договору.
• Для первинних документів це буде рік, коли документи були прийняті до обліку.
• Для документів податкового обліку – рік, коли ці документи востаннє використовувалися розрахунку податку.

Так, якщо в організації є безнадійна заборгованість, то зберігати документи, що підтверджують цю заборгованість, потрібно ще 4 роки після того, вона буде списана (слід у сукупності з пп. 8 п. 1 ст. 23 та п. 1 ст. 252 НК РФ) ).

Для первинних документів, які відображають формування первісної вартості майна, що амортизується, термін відліку починається з моменту, коли це майно буде повністю амортизовано в податковому обліку (лист Мінфіну Росії від 19.01.18 № 03-03-06/1/2598).

Для зберігання електронних документів у законах окремі терміни не обумовлюються, відповідно, ними поширюються самі терміни, як і паперових.

Порядок зберігання бухгалтерських документів ліквідованої організації

Якщо компанії вже немає, а термін зберігання документів ще не минув, знищувати їх не можна.

Про долю документів ліквідованих фірм говорить стаття 23 ФЗ № 125-ФЗ від 22.10.2004 «Про архівну справу в Російській Федерації». Їх потрібно буде здати до муніципального архіву, попередньо уклавши договір.

Документи постійного зберігання та за особовим складом передати з держархів необхідно обов'язково, зберігання інших можна організувати самостійно.

Що робити, коли закінчився термін зберігання бухгалтерських та податкових документів

За правилами, щоб знищити документи, потрібно спочатку наказом керівника створити експертну комісію.

Комісія проводить експертизу цінності документів та складає акт про виділення до знищення документів. До нього додається опис справ, які знищуватимуть.

Після знищення слід скласти ще один документ – акт про знищення.

Будьте уважні!

У одній папці можуть зберігатися документи з різним терміном зберігання, у разі справи розшивають і документи, які ще не можна знищувати, підшивають у нові справи.

Відповідальність за зберігання бухгалтерських документів

Якщо в організації під час перевірки не виявиться первинних документів (не оформляли, втратили, знищили раніше часу і т.д.), фірму оштрафують за статтею 120 НК РФ на 10 тис. руб., а якщо порушення торкається більше одного податкового періоду - на 30 тис. руб. Якщо це сприяло заниженню податків, мінімальний штраф становитиме 40 тис. крб.

Посадових осіб відсутність документів штрафують за статтею 15.11 КоАП РФ на 5-10 тис. крб., а при повторному порушенні – на 10-20 тис. крб. або дискваліфікують на 1-2 роки.

Найсерйозніше покарання передбачає Кримінальний кодекс. Якщо доведуть, що документ викрали або знищили з корисливою метою, покаранням буде штраф до 200 тис. руб. і навіть позбавлення волі до року (п. 1 ст. 325 КК РФ).

Крім того, не варто забувати, що, не отримавши документів, що підтверджують витрати, податкова може зняти витрати за ними, донарахувати податки, пені та штрафи.

З нами ваші документи завжди будуть у повному порядку та безпеці.

Замовити послугу